نه گفتن به رییس | چگونه به رییستان نه بگویید
نه گفتن به رییس می تواند برای شما کار خیلی سختی باشد. حتی اگر بیشترین تلاش خود را می کنید تا هرچیزی که از شما خواسته می شود را به بهترین شکل انجام دهید بازهم زمان هایی خواهد بود که نمی توانید از عهده ی ان کار برآمده و باید نه بگویید. قبل از اینکه پیش رییستان بروید به دلایلی که در ذهنتان دارید فکر کرده و تصویر واضحی از چیزهایی که می خواهید بگویید را در ذهن داشته باشید. به جای اینکه مستقیما به او بگویید جواب شما منفی است در ابتدا به دنبال پیشنهاد دادن جایگزین های مثبتی برای درخواست او باشید.
برای نه گفتن به رییس واکنش خود را اماده کنید.
لیستی از دلایلی که باعث نه گفتن به رییس می شود، را تهیه نمایید.
اگر رییستان از شما خواسته است کمی اضافه کار انجام دهید یا کاری را کامل کنید که زمان کافی برای انجام آن ندارید و یا فراتر از وظایف کاری تعریف شده برای شما می باشد، نوشتن لیستی از دلایلی که می خواهید به این درخواست جواب نه بدهید به شما کمک خواهد کرد. این لیست کمک می کند واکنش خود در مقابل رییستان را آماده داشته باشید.
شاید این ها تنها دلایل ساده ای باشند که می گویند چرا نمی توانید این کار را انجام دهید، مانند اینکه شما باید از کودک خود مراقبت کنید یا برای تعطیلات جایی را رزرو کرده اید.
اگر مطمئن نیستید که این کار می تواند برای شما مناسب باشد یا نه آن را برای شرح کاری خود مقایسه نمایید.
اگر همین حالا هم حجم کاری زیادی دارید و نمی توانید وظایف بیشتری را بر عهده بگیرید باید با دقت در مورد اینکه چطور این موضوع را مطرح نمایید فکر کنید.
اولویت های کاری خود را تحلیل کنید.
اگر برنامه ی کاری شما مشکل اصلی تان است و باور دارید که واقعا نمی توانید وظایف بیشتری را بر عهده بگیرید، زمانی بگذارید تا با دقت اولویت های خود را تحلیل نمایید. کار پیشنهادی را با وظایف دیگر خود مقایسه کرده و ارزیابی نمایید که آیا می تواند در کارهای فعلی تان تغییری ایجاد کنید. تنها گفتن اینکه ” من وقت کافی ندارم ” باعث شود رییستان بهره وری شما را زیر سوال ببرد. در نتیجه اگر زمان مشکل شماست باید نشان دهید می توانید کارهای خود را اولویت بندی کنید.
حدس بزنید هریک از آن ها تقریبا چقدر طول می کشد و آیا شانسی وجود دارد که بتوانید کار جدید را کامل کنید.
یک خلاه از آن ها تهیه کرده و مرتب بنویسید، چیزی که در زمان صحبت کردن با رییستان بتوانید از آن استفاده کنید.
این راهی است که به رییس خود نشان دهید شما نمی توانید هرچیزی که او می خواهد را انجام دهید و البته مستقیم هم نگفته اید.
برای نه گفتن به رییس، خودتان را جای رییس بگذارید.
قبل از اینکه برای صحبت کردن بروید و خودتان را جای رییس خود بگذارید و اولویت های شرکت را ارزیابی نمایید. اگر قصد دارید کاری را انجام ندهید که درآمد شرکت را کم کند باید بدانید که نیاز دارید که جایگزین پیدا کنید.
اگر می خواهید به خاطر تعهدهای قبلی برای یک ملاقات با رییس خود دوباره برنامه ریزی نمایید به این فکر کنید این برنامه ریزی مجدد چه تاثیری روی رییس خواهد گذاشت.
زمانی گذاشته و خودتان را جای رییستان قرار دهید تا ببینید احتمالا او چه واکنشی به شما نشان خواهد داد.
برای نه گفتن به رییس، زبان خود را برای صحبت کردن انتخاب کنید.
باید از تن صدای مناسب و انتخاب درست کلمات در زمان دادن پاسخ منفی استفاده کنید. به یاد داشه باشید همیشه لحن گفتارتان خنثی بوده و شرایط را به نوعی شخصی نکنید. این یعنی موضوع نباید در مورد شما یا رییستان باشد یا رابطه ای که با هم داشته اید، چه خوب بوده و چه بد. همیشه به شرکت اشاره داشته باشید و اینکه چطور می توانید به بهترین خروجی برای این فعالیت دست یابید.
با لحنی آرام بگویید: ” اگر بخواهم این کار را تمام کنم دیگر زمانی برای تمام کردن گزارش این هفته را نخواهم داشت “
از انجام دادن واکنش های شخصی و انفعالی خودداری کنید. نگویید ” من نمی توانم این کار را انجام دهم، این کار برای من خیلی زیاد است “
نزد رییستان بروید.
برای نه گفتن به رییس، زمان مناسبی را برای صحبت پیدا کنید.
قبل از اینکه برای صحبت کردن نزد رییستان بروید باید زمانی را پیدا کنید که برای او مناسب باشد. در رزی که کارهای زیادی باید انجام دهد با او حرف نزنید. به احتمال زیاد می توانید ایده ی خوبی از الگوهای کاری او در ذهن داشته باشید . بر اساس کارهای شرکت زمان مناسب پیدا کرده و بگویید می خواهید در مورد چیزی با هم صحبت کنید.
اگر شرایط کاری شما اجازه می دهد چند دقیقه با رییس خود تنها باشید بهتر است مکالمه تان را در محیطی خصوصی انجام دهید.
فشارهای کاری و سبک کاری او را در ذهن داشته باشید. اگر او شخصیتی دارد که صبح ها سرحال تر است قبل از زمان ناهار صحبت خود را با او انجام دهید.
اگر می دانید او همیشه اولین فردی است که به محیط کار می رسد بهتر است صبح کمی زودتر از رسیدن بقیه حاضر شده و صحبت کنید.
صحبتی کوتاه و مختصر داشته باشید.
زمانی که با رییس خود حرف می زندی بسیار مهم است که سریعا نکته ی اصلی را مطرح کرده و در مورد موضوعات دیگر حاشیه چینی نکنید. باید مطمئن باشید که منظور اصلی خود را به شکلی شفاف و کوتاه بیان می کنید. زمان زیادی را صرف موضوعات دیگر نکنید زیرا رییستان فکر می کند شما وقت او را با این کار هدر می دهید و احساس همدلی با شما را از دست خواهد داد.
نگویید ” بله اما … ” زیرا رییس شما تنها کلمه ی بله را می شنود و فکر می کند شما در صورتی که کمی با برنامه تر بودید می توانستید این کار را انجام دهید.
به جای گفتن کلمات منفی مانند ” اما ” از اصطلاحات مثبت تر کمک بگیرید.
برای مثال به جای اینکه بگویید ” من می دانم شما از من خواسته اید این گزارش را کامل کنم اما من کارهای زیادی دیگری دارم ” چیزی شبیه به این را امتحان کنید ” من ایده ی جدیدی برای چگونگی سازماندهی حجم کاری زیاد این پروژه دارم “
شرایط خود را توضیح دهید.
بسیار مهم است که دلایل خود را شفاف و به شکلی موثر توضیح دهید. اگر نتوانید توضیحات درستی داشته باشید به احتمال زیاد رییستان متوجه نخواهد شد چرا نمی توانید این کار را کامل کنید. برای مثال اگر از شما خواسته شده است کاری را انجام دهید که خارج از وظایف کاری شرح داده شده برای شما می باشد باید این موضوع را واضح عنوان کرده و آماده باشید تا در صورت نیاز شرح کاری خود را ارائه نمایید.
اگر زمان مشکل شماست باید دلایلی قطعی و شفاف داشته باشید که نشان دهد چرا نمی توانید ان کار را به پایان برسانید.
به کارهای دیگری که باید انجام داده و اولویت دارند اشاره کنید. چیزی شبیه به این را بگویید ” من تا هفته ی دیگر مهلت دارم که گزارش مربوط به بهار امسال را کامل کنم، در نتیجه این کار باعث می شود از کار اصلی خودم عقب بیفتم.
با پررنگ ساختن کار مهم تری که شما باید انجام دهید تاکید کنید که اختصاص دادن این کار به فرد دیگری تا چه اندازه می تواند برای شرکت و او مفید باشد.
شرایط خود را با قطعیت و مستقیم توضیح دهید، اما هرگز نباید وارد احساسات شده یا حالت مقابله داشته باشید.
پیشنهاد دادن جایگزین های مثبت برای این کار
برای نه گفتن به رییس، پیشنهاد دهید اولویت های شما دوباره سازماندهی شوند.
زمانی که با رییستان حرف می زند اگر نمی توانید مانع انجام کار محول شده به خودتان شوید نه نگویید. به جای آن سعی کنید راهی بیابید تا جایگزین های مثبتی را پیشنهاد دهید. یک راه خوب برای این کار این است که به رییس خود پیشنهاد دهید تا به شما در سازماندهی مجدد اولویت ها کمک کند. با این کار به او نشان داده اید که می خواهید تا بیشترین حد ممکن فردی مفید و سازنده باشید. اما باید مشخص سازید که حجم کاری شما باعث می شود نتوانید این کار را انجام دهید.
یک گزارش از کارهای خود داشته و اینکه کامل کردن هرکدام از ان ها به چه مقدار زمان نیاز دارد.
از رییس خود بپرسید ” آیا می توانید به اولویت بندی دوباره ی کارهایم کمک کنید .” این نشان می دهد شما می خواهید او را نیز در چگونگی مدیریت کارهای خود شرکت دهید.
این کار نشان دهنده ی احترام شما به نظرات او می باشد. اینکه به دنبال دریافت راهنمایی برای نحوه ی انجام موثرتر کارها هستید.
یکی از همکاران خود را پیشنهاد کنید.
راه دیگر به جای نه گفتن این است که یکی از همکاران خود را برای انجام این کار پیشنهاد دهید. انجام دادن این کار نشان می دهد شما خوب در مورد کارتان فکر کرده اید. و می دانید چه کسی برای این موقعیت مناسب است. رییستان تحت تاثیر این قرار می گیرد که شما به او و نیازهای شرکت فکر کرده اید، نه فقط به نگرانی های خودتان برای داشتن حجم کاری زیاد.
برنامه های کاری جدیدی را پیشنهاد دهید.
اگر حجم کار بالایی به شما محول شده حالا فرصت خوبی است تا با رییس خود در مورد یک برنامه کاری جدید کنید. برای مثال اگر رفت و آمد طولانی مدت به محل کار روی کارایی شما اثر می گذارد می توانید پیشنهاد دهید یک روز در هفته را از خانه کار کنید.