ماتریس مدیریت زمان استفاده بهینه از زمان خود

روزانه 24 ساعت وقت دارید و متخصصان به شما می گویند که باید 8 ساعت از آنها را در خواب بگذرانید. 16 ساعت کامل برای انجام هر کاری که باید انجام شود باقی می ماند. بنابراین، چرا همیشه به نظر می رسد هرگز ساعت کافی در طول روز وجود ندارد؟ پاسخ این معضل در این است که چگونه وقت خود را مدیریت می کنید. یک استراتژی امتحان شده و اثبات شده و در عین حال ساده که می توانید به کار بگیرید ماتریس مدیریت زمان است. این طراحی شده است تا به شما کمک کند مسئولیت های خود را در اولویت قرار دهید تا بتوانید با کمترین استرس از همه آنها عبور کنید.

ماتریس مدیریت زمان: استفاده بهینه از زمان خود

ماتریس مدیریت زمان یک دکمه جادویی نیست. این ساعتهای بیشتری به روز شما اضافه نمی کند، یا سرعت فوق العاده انسانی به شما نمی دهد تا کارهای خود را با وقت اضافی انجام دهید. همچنین وقتی وقت خود را صرف کار کردن در کارهای خود می کنید حواس شما را متمرکز نمی کند. نکته جالب در مورد آن این است که می تواند برای هرکسی مفید باشد، اما نگرش ها و مهارت های خاصی وجود دارد که شما باید اطمینان حاصل کنید که برای شما مناسب است. در ادامه این مقاله ما با برجسته کردن مزایای ماتریس و ارائه چند نشانگر مفید در مورد چگونگی استفاده بهینه از ماتریس برای انجام لیست “کارها”، پیگیری خواهیم کرد!

ماتریس مدیریت زمان چیست؟

ماتریس مدیریت زمان اغلب با عنوان “ماتریس آیزنهاور”، “جعبه آیزنهاور” یا “ماتریس تصمیم آیزنهاور” شناخته می شود. دلیل این امر ایجاد آن توسط رئیس جمهور دوایت “ایک” آیزنهاور (1890 – 1969) است که گفته می شود از آن در دوران ریاست جمهوری خود استفاده کرده است. نام دیگری که اغلب با محبوب سازی ماتریس در ارتباط است، استفان کووی (1932 -2012) است. وی یک مربی، نویسنده و تاجر بود که با ایده های خود در مورد تأثیر و رهبری دیگران را الهام می داد. کاوی درباره مفید بودن ماتریس آیزنهاور در کتاب خود “7 عادت افراد بسیار موثر” بحث کرده است. ماتریس آیزنهاور یک مربع است که به چهار ربع یا مربع کوچکتر تقسیم شده است (دو در بالا و دو مربع در پایین). از چهار برچسب مهم، مهم نیست، فوری و غیر فوری استفاده می کند. برچسب های همپوشانی هر ربع به ترتیب زیر منجر می شوند.

• 1.ربع یک (بالا سمت چپ) – مهم و فوری
• 2.ربع دو (بالا سمت راست) – مهم اما فوری نیست
• 3.ربع سه (پایین سمت چپ) – فوری اما مهم نیست
• 4.ربع چهار (پایین سمت راست) – فوری نیست و مهم نیست

• نکته قابل توجه

ما معمولاً مقصود از “مهم” و “فوری” را اشتباه می گیریم و تصور می کنیم یکسان هستند. ماتریس مدیریت زمان، درک تفاوت بین آنها را یک ضرورت می کند. این دو کلمه وظیفه دارند که ماتریس را فراتر از یک نمودار مدیریت زمان ساده بدست آورند، جایی که شما فقط فعالیتهایی را که می خواهید در یک دوره مشخص پوشش دهید، فهرست می کنید.

• مهم: این موارد برای رسیدن به یک هدف تعیین شده ضروری هستند. شما آنها را بسیار مهم می دانید، چه شخصاً و چه شخصی که به او اهمیت می دهید.
• فوری: این موارد باید بلافاصله انجام شوند، معمولاً به این دلیل که به تأخیر انداختن آنها تأثیرات فوری بر روی سایر موارد یا زمینه های زندگی شما خواهد داشت.

شما با اضافه کردن هر یک از وظایف خود به یک ربع براساس ترکیب برچسب که BEST متناسب است، ماتریس را کامل می کنید. بلافاصله می توانید بفهمید که ماتریس مدیریت زمان شما را مجبور می کند تا حسابرسی کنید، نه فقط همه کارهایی که باید انجام دهید بلکه نحوه مشاهده آنها را نیز در رابطه با ارتباط و تقاضای زمان خود انجام دهید.

ربع اول: مهم و فوری

این بخش از ماتریس آیزنهاور وظایفی را که شما بالاترین اولویت را به آنها داده اید، در خود نگه می دارد. این مشاغل مشاغلی هستند که بعداً نمی توان آنها را به تعویق انداخت و بلافاصله باید از آنها استفاده کرد. موارد موجود در اینجا می تواند برای مشتری یا رئیس شما مهلتی سریع باشد. موارد دیگر ممکن است:

• یک کار اورژانسی پزشکی
• یک بحران خانوادگی
• آماده سازی لحظه آخر یک رویداد

این مسئولیت ها معمولاً مسئولیت هایی هستند که نمی توانید به دیگران واگذار کنید و باید خودشان آنها را به عهده بگیرید. حتی اگر بتوانید آنها را تفویض اختیار کنید، باید شخصاً بر جزئیات تکمیل آنها نظارت کنید. در دنیای ایده آل، جایی که شما مرتباً از وظایف خود مطلع هستید و هرگز شرایط اضطراری وجود ندارد، Quadrant One خالی خواهد بود! همه ما می دانیم که هرگز چنین نیست. بنابراین، عملاً موارد Quadrant One نباید بیش از یک مشت باشد.

حداقل نگه داشتن کوادران یک با کار مداوم روی موارد کوادرانت دو انجام می شود. با این کار، اگر مجبور شوید ماتریس را تنظیم کنید و همه چیز را تغییر دهید، برای شما استرس کم تری خواهد داشت. همچنین، موارد بسیار زیادی در بخش اول ماتریس مدیریت زمان شما می تواند نشانگر این باشد که مسئولیت های زیادی برای خود دیده اید. برای بررسی هر یک از مطالب Quadrant One لحظه ای وقت بگذارید. ممکن است برخی از آنها باید در ربع دو یا ربع سه باشند – کاملاً مهم یا فوری نیستند همانطور که در ابتدا فکر می کردید.

ربع دوم: مهم اما فوری نیست

در اینجا مواردی را که در میان مدت و بلند مدت قابل توجه هستند قرار می دهید – مواردی که می توانید انتخاب کنید برای مقابله با آنها هر چند وقت یکبار کاری می کنید. این مربع هنگام راهبرد یا برنامه ریزی برای آینده بسیار مفید است. این مشاغل سهم شایسته ای از توجه شما را دارند (به هر حال، چرا شما آنها را به عنوان مهم برچسب گذاری می کنید!) اتمام آنها خیلی ضروری نیست. این بخش از ماتریس مدیریت زمان شما می تواند مختص فعالیتهایی باشد که به سلامت عمومی شما – سلامت جسمی، روحی و عاطفی شما کمک می کنند. مواردی مانند ورزش، زمانبندی زمان تعطیلات یا گذراندن اوقات با کیفیت با خانواده و دوستان. برخی موارد در این مربع عبارتند از:

• دوره های آموزشی
• توسعه حرفه ای
• آماده شدن برای یک رویداد
• وقت صرف شده برای برنامه ریزی

در صورت امکان، واگذاری مسئولیت ها و استفاده از کار گروهی دو روش بسیار خوب برای مقابله با Quadrant Two است. به همین دلیل، این مهم است که زمانی را به فعالیتهای Quadrant Two خود اختصاص دهید، هرچند که فوریت زیادی ندارند. اگر عادت کنید که آنها را به تعویق بیندازید، خطر واقعی انتقال این مواد به Quadrant One شما و استرس شما وجود دارد.

ربع سه: فوری اما مهم نیست

موارد موجود در ربع سه معمولاً به عنوان حواس پرتی یا وقفه ای به شما دیده می شود که مانع تکمیل مشاغل در ربع یک و دو می شود. آنها مانند احساس زنگ تلفن شما با احساس فوریت ظاهر می شوند، اما لزوماً مهم نیستند. سه ربع شامل موارد زیر است:

• بعضی جلسات
• برخی از تماس های تلفنی
• برخی از ایمیل ها

پر کردن Quadrant Three معمولاً مشکل است و در درک شما از آنچه مهم است در مقابل موارد ضروری خلاصه می شود. یک مثال خوب از آنچه در اینجا وجود دارد این است که جلسه سوم 3 ساعته دپارتمان برای ماه که در آن شما می دانید همان مسائل قبلی تکرار می شوند. پس از پایان کار، همه طبق معمول به کار خود باز می گردند. شما جلسه را مهم نمی دانید اما رئیس شما مطمئناً این کار را انجام می دهد و بنابراین بودن شما در آنجا ضروری است – شما نمی توانید آن را به تعویق بیندازید. وقتی صحبت از موارد موجود در Quadrant Three می شود، تا آنجا که می توانید با تفویض اختیار از آنها استفاده کنید. بعلاوه، مسئولیتهایی که شما به آنها واگذار می کنید نیازی به یک شخص واقعی ندارند.

ربع چهار: فوری نیست و مهم نیست

اگر با كوشش سه ربع اول ماتریس آیزنهاور خود را پر كنید، پس ممكن است از تعداد چیزهایی كه در آخر دارید خوشحال شوید. این موارد معمولاً عادات بد و غیرمولد هستند که نه مهم هستند و نه فوری. آنها تمایل دارند روز شما را به هم ریخته و کار دیگری انجام دهند جز اینکه مانع انجام وظایفی شوند که مهم یا فوری یا هر دو هستند. مواردی مانند چک کردن مداوم در حساب های شبکه های اجتماعی خود و:

• ساعت ها تماشای تلویزیون
• بی هدف وبگردی کنید

این وقت گیرها اغلب در ظاهر فوری بودن ظاهر می شوند – به عنوان مثال یک هشدار پیام روی تلفن شما، اما هرگز مهم نیستند. قرار دادن آنها در چهارم ماتریس مدیریت زمان خود اولین قدم برای خلاص شدن از شر آنها است. البته، یافتن وقت برای استراحت و آرامش همیشه مهم است و گاهی اوقات می تواند فوری شود. با این حال، به طور روزمره پیگیری های پیش پا افتاده و غیرمولد را دنبال می کنید، نوعی از مواردی است که باید سعی کنید آن را از فعالیت های روزمره خود حذف کنید.

استفاده از ماتریس مدیریت زمان

وقتی صحبت از برنامه ریزی می شود، همیشه عادت خوبی است که بنویسید، چه با قلم و کاغذ و چه با رایانه شخصی، رایانه لوحی یا تلفن. عمل نوشتن، همراه با ماتریس تصویری که ایجاد می کنید، هر دو به شما کمک می کند تا فرآیندهای فکری خود را هنگام مرتب کردن وظایف پیش رو توسعه دهید. بهتر است ماتریس مدیریت زمان خود را در مکانی نگه دارید که اغلب آن را مشاهده کنید – صفحه اصلی در رایانه شما یا کاغذ چاپی که از نظر استراتژیک قرار داده شده است، به خوبی کار می کند.