ماتریس مدیریت زمان چیست؟ روزانه 24 ساعت وقت دارید و متخصصان به شما می‌گویند که باید 8 ساعت از آن‌ها را در خواب بگذرانید. 16 ساعت کامل برای انجام هر کاری که باید انجام شود، باقی می‌ماند؛ بنابراین چرا همیشه به نظر می‌رسد هرگز ساعت کافی در طول روز وجود ندارد؟
پاسخ این معضل در این است که چگونه وقت خود را مدیریت می‌کنید. یک استراتژی امتحان شده و اثبات شده و در عین حال ساده که می‌توانید به کار بگیرید، ماتریس است. این استراتژی طراحی شده است تا به شما کمک کند مسئولیت‌های خود را در اولویت قرار دهید تا بتوانید با کمترین استرس از همه آن‌ها عبور کنید.
مقدمه ای بر ماتریس مدیریت زمان
ماتریس هرمیتی یک دکمه جادویی نیست. این روش ساعت‌های بیشتری به روز شما اضافه نمی‌کند یا سرعت فرا انسانی به شما نمی‌دهد تا کارهای خود را با وقت اضافی انجام دهید. همچنین وقتی وقت خود را صرف کار کردن در کارهای خود می‌کنید، حواس شما را متمرکز نمی‌کند.
نکته جالب در مورد آن این است که می‌تواند برای هر کسی مفید باشد؛ اما نگرش‌ها و مهارت‌های خاصی وجود دارد که شما باید اطمینان حاصل کنید که برای شما مناسب هستند.
برای دریافت مشاوره روانشناسی از وبسایت همکده کلیک کنید.
ماتریس مدیریت زمان چیست؟
ماتریس مدیریت زمان اغلب با عنوان «ماتریس آیزنهاور»، «مربع آیزنهاور» یا «ماتریس تصمیم آیزنهاور» شناخته میشود. دلیل این امر، ایجاد آن توسط رئیس جمهور دوایت «ایک» آیزنهاور (1890 – 1969) است که گفته میشود از آن در دوران ریاست جمهوری خود استفاده کرده است.
نام دیگری که اغلب با محبوب‌سازی ماتریس در ارتباط است، استفان کووی (1932 – 2012) است. وی یک مربی، نویسنده و تاجر بود که با ایده‌های خود در مورد تأثیر و رهبری، دیگران را الهام می‌داد. کاوی درباره مفید بودن ماتریس آیزنهاور در کتاب خود «7 عادت افراد بسیار مؤثر» بحث کرده است.
ماتریس آیزنهاور یک مربع است که به چهار ربع یا مربع کوچک‌تر تقسیم شده است (دو در بالا و دو مربع در پایین). از چهار برچسب مهم، مهم نیست، فوری و غیر فوری استفاده می‌کند. برچسب‌های همپوشانی هر ربع به ترتیب زیر منجر می‌شوند:
- 1. ربع یک (بالا سمت چپ): مهم و فوری
- 2. ربع دو (بالا سمت راست): مهم اما فوری نیست
- 3. ربع سه (پایین سمت چپ): فوری اما مهم نیست
- 4. ربع چهار (پایین سمت راست): فوری نیست و مهم نیست
ما معمولاً مقصود از «مهم» و «فوری» را اشتباه می‌گیریم و تصور می‌کنیم یکسان هستند. ماتریس مدیریت زمان، درک تفاوت بین آن‌ها را یک ضرورت می‌کند. این دو کلمه وظیفه دارند که ماتریس را فراتر از یک نمودار مدیریت زمان ساده به دست آورند؛ جایی که شما فقط فعالیت‌هایی را که می‌خواهید در یک دوره مشخص پوشش دهید، فهرست می‌کنید.
- مهم: این موارد برای رسیدن به یک هدف تعیین شده ضروری هستند. شما آن‌ها را بسیار مهم می‌دانید؛ چه شخصاً و چه شخصی که به او اهمیت می‌دهید.
- فوری: این موارد باید بلافاصله انجام شوند؛ معمولاً به این دلیل که به تأخیر انداختن آن‌ها تأثیرات فوری بر روی سایر موارد یا زمینه‌های زندگی شما خواهد داشت.
شما با اضافه کردن هر یک از وظایف خود به یک ربع بر اساس ترکیب برچسب که BEST متناسب است، ماتریس را کامل می‌کنید. بلافاصله می‌توانید بفهمید که ماتریس مدیریت زمان شما را مجبور می‌کند تا حساب‌رسی کنید. نه فقط همه کارهایی که باید انجام دهید؛ بلکه نحوه مشاهده آن‌ها را نیز در رابطه با ارتباط و تقاضای زمان خود انجام دهید.
ربع اول: مهم و فوری
مدیریت زمان چگونه ایجاد می شود؟ این بخش از ماتریس آیزنهاور وظایفی را که شما بالاترین اولویت را به آن‌ها داده‌اید، در خود نگه می‌دارد. این کارها، کارهایی هستند که نمی‌توان آن‌ها را به تعویق انداخت و بلافاصله باید از آن‌ها استفاده کرد. موارد موجود در اینجا می‌تواند برای مشتری یا رئیس شما باشند. موارد دیگر ممکن است:
- یک کار اورژانسی پزشکی
- یک بحران خانوادگی
- آماده‌سازی لحظه آخر یک رویداد
این مسئولیت‌ها معمولاً مسئولیت‌هایی هستند که نمی‌توانید به دیگران واگذار کنید و باید خودتان آن‌ها را به عهده بگیرید. حتی اگر بتوانید آن‌ها را تفویض اختیار کنید، باید شخصاً بر جزئیات تکمیل شدن آن‌ها نظارت کنید. در دنیای ایده آل، جایی که شما مرتباً از وظایف خود مطلع هستید و هرگز شرایط اضطراری وجود ندارد، ربع اول خالی خواهد بود! همه ما می‌دانیم که هرگز چنین نیست؛ بنابراین عملاً موارد ربع اول نباید بیش از یک تعداد خاص باشند.
حداقل نگه داشتن ربع اول با کار مداوم روی موارد ربع دوم انجام میشود. با این کار، اگر مجبور شوید ماتریس را تنظیم کنید و همه چیز را تغییر دهید، برای شما استرس کم‌تری خواهد داشت. همچنین وجود موارد بسیار زیادی در بخش اول ماتریس مدیریت زمان شما می‌تواند نشانگر این باشد که مسئولیت‌های زیادی برای خود دیده‌اید.
برای بررسی هر یک از مطالب ربع اول لحظه‌ای وقت بگذارید. ممکن است برخی از آن‌ها باید در ربع دو یا ربع سه باشند؛ یعنی کاملاً مهم یا فوری نیستند همان‌طور که در ابتدا فکر می‌کردید.
ربع دوم: مهم اما فوری نیست
در اینجا مواردی را که در میان مدت و بلند مدت قابل توجه هستند، قرار می‌دهید؛ مواردی که می‌توانید انتخاب کنید برای رسیدگی به آن‌ها هر چند وقت یکبار کاری می‌کنید. این مربع هنگام راهبرد یا برنامه‌ریزی برای آینده بسیار مفید است. این امور سهم شایسته‌ای از توجه شما را دارند (به هر حال شما آن‌ها را به عنوان مهم برچسب‌گذاری می‌کنید!) اتمام آن‌ها خیلی ضروری نیست.
این بخش از ماتریس مدیریت زمان شما می‌تواند مختص فعالیت‌هایی باشد که به سلامت عمومی شما یعنی سلامت جسمی، روحی و عاطفی شما کمک می‌کنند. مواردی مانند ورزش، زمان‌بندی زمان تعطیلات یا گذراندن اوقات خوش با خانواده و دوستان. برخی موارد در این مربع عبارت‌اند از:
- دوره های آموزشی
- توسعه حرفه‌ای
- آماده شدن برای یک رویداد
- وقت صرف شده برای برنامه‌ریزی
در صورت امکان، واگذاری مسئولیت‌ها و استفاده از کار گروهی دو روش بسیار خوب برای مقابله با ربع دوم ماتریس مدیریت زمان است. به همین دلیل، مهم است زمانی را به فعالیت‌های ربع دوم خود اختصاص دهید؛ هرچند که فوریت زیادی ندارند. اگر عادت کنید آن‌ها را به تعویق بیندازید، خطر واقعی انتقال این موارد به ربع اول شما و استرس شما وجود دارد.
ربع سه: فوری اما مهم نیست
موارد موجود در ربع سه معمولاً به عنوان حواس‌پرتی یا وقفه‌ای به شما دیده می‌شوند که مانع تکمیل امور در ربع یک و دو می‌شوند. آن‌ها مانند احساس زنگ تلفن شما با احساس فوریت ظاهر می‌شوند، اما لزوماً مهم نیستند. سه ربع شامل موارد زیر است:
- بعضی جلسات
- برخی از تماس‌های تلفنی
- برخی از ایمیل‌ها
پر کردن ربع سوم ماتریس مدیریت زمان معمولاً مشکل است و در درک شما از آنچه مهم است در مقابل موارد ضروری خلاصه میشود.
یک مثال خوب از آنچه در اینجا وجود دارد، این است که جلسه سوم 3 ساعته دپارتمان برای ماه که در آن شما می‌دانید همان مسائل قبلی تکرار می‌شوند. پس از پایان کار، همه طبق معمول به کار خود باز می‌گردند. شما جلسه را مهم نمی‌دانید؛ اما رئیس شما مطمئناً این کار را انجام می‌دهد و بنابراین بودن شما در آنجا ضروری است. شما نمی‌توانید آن را به تعویق بیندازید.
وقتی صحبت از موارد موجود در ربع سوم میشود، تا آنجا که می‌توانید با تفویض اختیار از آن‌ها استفاده کنید. بعلاوه، مسئولیت‌هایی که شما به آن‌ها واگذار می‌کنید، نیازی به یک شخص واقعی ندارند.
ربع چهار: فوری نیست و مهم نیست
اگر با كوشش سه ربع اول ماتریس آیزنهاور خود را پر كنید، پس ممكن است از تعداد چیزهایی كه در آخر دارید، خوشحال شوید. این موارد معمولاً عادات بد و غیرمولد هستند که نه مهم هستند و نه فوری. آن‌ها تمایل دارند روز شما را به هم ریخته و مانع انجام وظایفی شوند که مهم یا فوری یا هر دو هستند. مواردی مانند چک کردن مداوم شبکه‌های اجتماعی خود و:
- ساعت‌ها تماشای تلویزیون
- بی‌هدف وب‌گردی کنید
این کارهای وقت‌گیر اغلب در ظاهر فوری بودن ظاهر می‌شوند. به عنوان مثال یک هشدار پیام روی تلفن شما، اما هرگز مهم نیستند. قرار دادن آن‌ها در چهارم ماتریس مدیریت زمان خود اولین قدم برای خلاص شدن از شر آن‌ها است. البته یافتن وقت برای استراحت و آرامش همیشه مهم است و گاهی اوقات می‌تواند فوری شود. با این حال، اگر به طور روزمره پیگیری‌های پیش پا افتاده و غیرمولد را دنبال می‌کنید، نوعی از مواردی است که باید سعی کنید آن‌ها را از فعالیت‌های روزمره خود حذف کنید.
استفاده از ماتریس مدیریت زمان
وقتی صحبت از برنامه‌ریزی میشود، همیشه عادت خوبی است که بنویسید، چه با قلم و کاغذ و چه با رایانه شخصی، رایانه لوحی یا تلفن. عمل نوشتن، همراه با ماتریس تصویری که ایجاد می‌کنید، هر دو به شما کمک می‌کنند تا فرایندهای فکری خود را هنگام مرتب کردن وظایف پیش رو، توسعه دهید. بهتر است ماتریس مدیریت زمان خود را در مکانی نگه دارید که اغلب آن را مشاهده کنید. صفحه اصلی در رایانه شما یا کاغذ چاپی که از نظر استراتژیک قرار داده شده است، به خوبی جواب می‌دهند.
با مشاوره همکده مسیر موفقیت هموار میشود
مسیر موفقیت نه با فرمول‌های تکراری، بلکه با شناخت درست توامندی‌ها، فرصت‌ها و موانع آغاز میشود. با شناخت کاربرد ماتریس در مدیریت، اگر به دنبال یه برنامه‌ریزی اصولی هستید و می‌خواهید تحولات جدیدی را در زندگی خود ایجاد کنید، وقت آن را رسیده مشاوره فردی همکده را در زمینه موفقیت امتحان کنید.
